1、邀請與會者

(1)考慮與會者在一個小組中如何工作。

(2)排定會議時間要考慮旅行時間。

(3)如果有人不能出席，就重新安排會議。

(4)議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名。

2、編排議程

避免在情緒低落時段開會。

保證將議程的任何改變都通知會議*。

議程應(yīng)盡可能簡短，試將議程限于一頁紙。

盡早討論最重要的問題，此時與會者最精神。

3、構(gòu)想議程

議程應(yīng)包括會議日期、時間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。

目的明確。

全體與會者需要確切知道會議對他們的要求。

把類似的議題放在一起，分配給每一項議程的時間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序。

無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時間會令人不快。

4、分發(fā)議程（議程草案和最終議程）

決定需要在會上提出的問題。

將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于項目的建議。

將建議匯總到下一草案中。

重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

5、確定地點(diǎn)

不同類型的會議需要不同的會議場所，正確選擇會議場所才能達(dá)到最佳的會議效果。

6、安排座位

會議的管理者應(yīng)該根據(jù)不同的會議目的采取不同的座位安排方式。

一對一形式。這種安排座位的形式適用于小型會議。

在召開正式會議的時候，會議安排者應(yīng)該根據(jù)與會者的級別和商務(wù)禮儀的規(guī)范分別安排就座。例如，如果會議室的桌子是長條型的，那么短邊最靠里的位置是最尊貴的位置，應(yīng)該把最重要的與會者安排在此位置上。一般會讓老總坐在這個位置上，秘書一定要安排在老總的右手邊。

運(yùn)用策略安排座位

1、公司開會會務(wù)組的工作流程及方案

2、一般開會的流程及注意事項是什么

會議*的位置決定了其他座位的意義。一個會議里往往會有幾種人，有支持者，有反對者，還有觀望者。合理安排這三種人的座位，可以幫助達(dá)到會議的目的。

對于有爭議的會議，盡量避免安排觀點(diǎn)相反和觀點(diǎn)相近的人相鄰而座，還可根據(jù)你了解和分析的與會人對所要討論問題的觀點(diǎn)規(guī)劃座位。此外，與與會者會議中的目光接觸也很重要，誰與誰會進(jìn)行正面目光接觸，就相應(yīng)安排他們相對而坐。

7、會議用品

會前應(yīng)檢查會議場所相關(guān)用品是否準(zhǔn)備妥當(dāng)，它們包括：

茶具；休息室、吸煙處；停車位；資料；通訊設(shè)備；書寫用品