一、辦公室管理條例

第一章總則

第一條為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

第二章細則

第二條服務規(guī)范:

1、儀表:公司職員工應儀表整潔、大方;

2、微笑服務:在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方;

3、用語:在任何場合應用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩;

4、現(xiàn)場接待:遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間(包括午餐時間)辦公室內(nèi)應保證有人接待;

5、電話接聽:接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。

第三條辦公秩序

1、工作時間內(nèi)不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。

2、職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行(大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室)或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進行談話的，時間一般不應超過三分鐘(特殊情況除外)。

3、職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。

4、各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負責定期的清潔保養(yǎng)工作。

5、發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發(fā)生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。

第三章責任

本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。

二、辦公室物資管理條例

第一章總則

為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。

第二章物資分類

1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。

2、低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等

3、管制品:訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等

4、個人保管物品:個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資;

5、實物資產(chǎn):物資價格達300元以上，如:空調(diào)、計算機、攝像機、照相機。

第三章辦公用品物資采購

1、公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購部門自行購買。

申購物品應填寫物品申購單，300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意，辦公室批準;300元以上(含300元)部門主管同意，辦公室審核，總經(jīng)理審批。

2、物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式:

1)定點:公司定大型超市進行物品采購。

2)定時:每月月初進行物品采購。

3)定量:動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。

4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較，擇優(yōu)選用。

第四章物資領(lǐng)用管理

1、公司根據(jù)物資分類，進行不同的領(lǐng)用方式:

2、低值易耗品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

3、管制品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

4、貴重物品:根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用

5、實物資產(chǎn):由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳，以準確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀

第五章公司物資借用

1、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認可

2、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還

3、借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償

第六章附則

1、新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品;人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。

2、辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

3、本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。

三、傳真使用管理辦法

(一)、總則:為加強公司傳真使用管理，特制定本辦法。

(二)、使用范圍

1、本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。

2、使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。

(三)、傳真的接收管理

1、傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。

2、傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業(yè)務部門留復印件。

3、公司傳真機應隨時處地開機接由狀態(tài)。

(四)、傳真的發(fā)送管理

1、各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當事人親自發(fā)送。

2、傳真發(fā)送，須經(jīng)領(lǐng)導批準，填寫發(fā)文登記簿表，并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送，應及時通知有關(guān)當事人迅速另行處理。

3、傳真原件留存行政部。

(五)、附則

傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。

四、公司值班管理條例

一、總則:為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。

二、管理體制

1、員工值日:公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司或部門值日制度;

2、部門主管值班:公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司部門主管值班制度。

三、管理要點和內(nèi)容

(一)、員工值日。

1、目的:維護公司日常工作秩序，及時聯(lián)絡(luò)、處理事務;

2、一般以工作時間為責任時間;

3、值班要點:

1)、巡察辦公場所保潔情況;

2)、電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送;

3)、領(lǐng)導交辦任務。

(二)、部門主管值班

1、目的:以公司業(yè)務工作為主;

2、一般以下班時間或節(jié)假日為值班時間;

3、值班要點:

1)、接待下班后來客;

2)、處理未完成工作;

3)、處置下班后的突發(fā)、緊急事件;

4)、值班人員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容;

5)、值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容，提出處理意見;

6)、值班人員要按規(guī)定準確填寫值班日志。

四、值班規(guī)定

1、遵守值班紀律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員;

2、值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;

3、在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強對重點部位的監(jiān)管;

4、接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說;

5、值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯(lián)系，須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處，以備應急需要;

6、遇到緊急事件，首先要冷靜，敢于負責，一方面大膽采取應急措施，以免貽誤;另一方面及時匯報主管領(lǐng)導或和公安部門報警。

五、接聽值班電話應注意:

1、禮貌相待:不論打進、接入，應主動通報公司名稱、職務、姓名，如對方未通報，應客氣詢問清楚;

2、使用語言文明，切忌粗聲粗氣;

3、對重要或較長的電話內(nèi)容，可請對方復述一遍;

4、對要求打公司領(lǐng)導的電話，首先問清對方的單位名稱、職務、姓名，然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置;

5、對打聽事情、咨詢類擔心條態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答;

6、除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內(nèi)容集中到一起，有條理地予以報告;

7、加大節(jié)假日值班力量，由公司部門主管帶班，征求下屬中同意后排定值班表，印發(fā)各有關(guān)部門和人員;

8、根據(jù)需要，可安排公司單身職工多兼值班工作，并給予適當?shù)募影嘌a貼。